Newsletter a RODO — zgoda na zapis i wzór klauzuli

Wzór zgody na newsletter powinien jasno wskazywać nadawcę, cel wysyłki i sposób wycofania zgody.
Ten poradnik omawia podstawę prawną zapisu, double opt-in, czyli potwierdzenie zapisu przez odbiorcę, treść klauzuli oraz zasady wypisu. Art. 7 ust. 3 RODO wymaga, by wycofanie zgody było równie łatwe jak jej wyrażenie¹.

Wzór zgody na newsletter z jasno określonym zakresem

Zgoda na newsletter powinna określać firmę wysyłającą wiadomości, adres używany do wysyłki oraz rodzaj treści.
Odbiorca musi wiedzieć, czy zapisuje się na informacje o produktach, promocjach, czy na inne wiadomości. Art. 13 ust. 1 lit. a i c RODO wymaga podania tożsamości administratora, jego danych kontaktowych, celów i podstawy przetwarzania¹.

Wzór zgody na newsletter można dostosować do własnej wysyłki: „Wyrażam zgodę na otrzymywanie od [nazwa firmy] na adres e-mail podany w formularzu newslettera zawierającego [rodzaj treści]. Wiem, że mogę wycofać zgodę”.
W nawiasach wpisz nazwę nadawcy i opis wiadomości, które rzeczywiście będzie wysyłał. Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda musi być między innymi konkretna i świadoma¹.

Jak wyrazić zgodę na otrzymywanie newslettera?

Osoba zapisująca się na newsletter wyraża zgodę przez świadome potwierdzenie komunikatu o wysyłce. Sam zapis składa się z kilku działań opisanych poniżej.
Art. 4 pkt 11 RODO wymaga jednoznacznego okazania woli przez oświadczenie lub wyraźne działanie potwierdzające¹.

• Treść zgody określa nadawcę i rodzaj wiadomości. Przeczytaj ją, zanim zapiszesz adres e-mail.
• Adres e-mail wskazuje skrzynkę, na którą mają trafiać wiadomości. Wpisz go w formularzu zapisu.
• Potwierdzenie zgody wyraża decyzję o otrzymywaniu newslettera. Zaznacz pole zgody, jeśli akceptujesz opisany zakres wysyłki².

Rezultatem zapisu jest zgoda dotycząca wskazanego nadawcy i opisanych treści.
Jej zakres powinien odpowiadać temu, co odbiorca zobaczył przed zapisem. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO odnosi zgodę na przetwarzanie danych do jednego lub większej liczby określonych celów¹.

Checkbox, double opt-in i dokumentowanie zgody na newsletter

Zgoda na newsletter Stowarzyszenia w formularzu „NEWSLETTER – zapisy” powinna wynikać ze świadomej decyzji odbiorcy. Zapis tej decyzji ma pozwalać wykazać, na jakie wiadomości odbiorca się zgodził.
Przy double opt-in klika on odnośnik wysłany na podany adres e-mail, ale samo potwierdzenie dostępu do skrzynki nie zastępuje jasnej treści zgody. Art. 7 ust. 1 RODO wymaga, aby administrator potrafił wykazać, że odbiorca wyraził zgodę na przetwarzanie danych¹.

• Checkbox zgody powinien pozostać niezaznaczony do chwili działania użytkownika. Oddziel go od akceptacji regulaminu i zgody na inny rodzaj kontaktu.
• Wiadomość potwierdzająca trafia do odbiorcy po zgłoszeniu zapisu, jeśli stosujesz double opt-in. Dodaj do niej odnośnik, którego kliknięcie potwierdzi chęć otrzymywania newslettera.
• Dowód zgody obejmuje treść komunikatu widoczną przy zapisie, datę i sposób wyrażenia zgody. Zachowaj te informacje, a przy double opt-in również informację o potwierdzeniu.

Lista mailingowa, czyli zbiór adresów do wysyłki newslettera, powinna odróżniać zgłoszenie zapisu od jego potwierdzenia.
W procesie double opt-in nadawca nie traktuje więc samego wpisania adresu jako zakończonego zapisu. Proces ma dwa etapy: przesłanie formularza i potwierdzenie adresu przez kliknięcie linku w otrzymanej wiadomości³.

Dokumentowanie zgody pozwala powiązać decyzję odbiorcy z komunikatem, który zobaczył przy zapisie.
Znaczenie ma nie tylko sam zapis decyzji, lecz także pokazana wtedy treść klauzuli. Powiązanie tych informacji pomaga wykazać zgodę zgodnie z art. 7 ust. 1 RODO⁴.

Wypis z newslettera i wycofanie zgody

Wypis z newslettera pozwala odbiorcy wycofać zgodę, a nadawcy zatrzymać wysyłkę na jego adres.
Umieść odnośnik do wypisu w wiadomościach i przyjmuj rezygnację również przez kontakt z nadawcą. Art. 7 ust. 3 RODO wymaga, by wycofanie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie¹.

• Odnośnik do wypisu prowadzi do rezygnacji z dalszych wiadomości. Umieść go tam, gdzie odbiorca znajdzie go bez przeszukiwania e-maila.
• Żądanie wycofania zgody oznacza rezygnację z wysyłki na wskazany adres. Przyjmij je także wtedy, gdy odbiorca odpowie na wiadomość zamiast użyć odnośnika.
• Lista mailingowa powinna odzwierciedlać rezygnację odbiorcy. Zmień status kontaktu, aby system nie wysyłał mu kolejnych newsletterów.
• Historia rezygnacji dokumentuje wycofanie zgody. Zachowaj informację potrzebną do wykazania, że adres wyłączono z wysyłki.

Wycofanie zgody kończy wysyłkę newslettera do odbiorcy, który z niego zrezygnował.
Rezygnacja powinna znaleźć odzwierciedlenie w statusie adresu na liście mailingowej. Po wniesieniu sprzeciwu art. 21 ust. 3 RODO zakazuje dalszego przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego¹.

Kiedy zgoda na newsletter jest wymagana, również w mailingu B2B?

Zgoda na otrzymywanie newslettera jest wymagana przed wysłaniem e-mailem treści marketingowych, także na adres służbowy w mailingu B2B.
Opublikowany adres firmy ani wcześniejszy kontakt handlowy nie oznaczają zgody na newsletter. Art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody abonenta lub użytkownika końcowego na przesyłanie informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego⁵.

Podstawa przetwarzania danych osobowych i zgoda na przesyłanie marketingu to odrębne kwestie, regulowane różnymi przepisami:

Dane w tabeli: 5

Cel wiadomości wpływa na ocenę warunków, które trzeba spełnić przed jej wysłaniem:

Dane w tabeli: 5

Adres firmowy nie zwalnia nadawcy z zasad dotyczących zgody na newsletter.
Wymóg uprzedniej zgody dotyczy abonenta lub użytkownika końcowego. Art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej nie przewiduje wyłączenia adresów firmowych⁵.